Adempimenti privacy e GDPR

Sì. Ci occupiamo di assistere enti pubblici e imprese private nella redazione delle informative privacy previste dagli artt. 13 e 14 del GDPR, indispensabili per adempiere all’obbligo di trasparenza nel trattamento dei dati personali. Le informative più comuni riguardano dipendenti e collaboratori, fornitori, clienti, l’uso degli indirizzi nominativi di posta elettronica, l’assegnazione degli strumenti informatici e i cookie del sito web. Ogni informativa è personalizzata in base al tipo di trattamento, alle finalità perseguite e alla struttura organizzativa del titolare del trattamento.

Viene fornita assistenza anche nella redazione delle informative più complesse, come quelle relative ai sistemi di videosorveglianza comunale o aziendale, all’utilizzo di strumenti di lavoro dotati di tecnologia GPS, alle attività di profilazione o di marketing e ai trattamenti automatizzati che comportano decisioni individuali. Tutte le informative vengono predisposte in modo da garantire la piena conformità al Regolamento (UE) 2016/679 e alle linee guida del Garante per la protezione dei dati personali, pronte per la pubblicazione o la consegna agli interessati.

Sì, forniamo consulenza specializzata nella valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) prevista dall’art. 35del GDPR, obbligatoria quando un trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. L’attività comprende l’analisi dei trattamenti, la valutazione dei rischi, l’individuazione delle misure di mitigazione e la predisposizione della documentazione necessaria a dimostrare la conformità alla normativa.

Ci siamo occupati della redazione di DPIA relative a sistemi di videosorveglianza comunale e aziendale, a sistemi di rilevazione automatica come tutor e varchi elettronici, e all’utilizzo di dispositivi dotati di tecnologia GPS. La valutazione è inoltre consigliata per tutti quei trattamenti che comportano la raccolta di informazioni su larga scala o l’uso di tecnologie innovative che possono incidere in modo significativo sui diritti degli interessati. L’obiettivo è prevenire criticità, assicurare la conformità al Regolamento (UE) 2016/679 e dimostrare la piena responsabilità del titolare del trattamento.

Sì, ci occupiamo della redazione e dell’aggiornamento del registro dei trattamenti del titolare, previsto dall’art. 30, paragrafo 1 del GDPR. Il registro è uno strumento fondamentale per dimostrare la conformità alla normativa e deve contenere, tra le altre informazioni, le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari, i tempi di conservazione e le misure di sicurezza adottate. La redazione avviene sulla base di modelli personalizzati, adattati alla struttura e all’organizzazione di ciascun ente o azienda, e aggiornabili nel tempo.

Forniamo inoltre supporto per la predisposizione del registro dei trattamenti del responsabile, previsto dall’art. 30, paragrafo 2 del GDPR, che deve descrivere le categorie di trattamenti effettuati per conto dei titolari. L’aggiornamento costante del registro consente di mantenere sotto controllo i trattamenti svolti e rappresenta un elemento essenziale per dimostrare la corretta gestione dei dati personali in caso di verifiche o ispezioni.

Sì. L’art. 12 del GDPR prescrive che titolari e responsabili del trattamento adottino procedure adeguate per garantire l’esercizio dei diritti degli interessati – come accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. Per dimostrare il corretto adempimento di questi obblighi, soprattutto in caso di istruttoria o verifica da parte del Garante per la protezione dei dati personali, è opportuno dotarsi di un regolamento interno che disciplini le modalità di gestione delle richieste.

Ci occupiamo di redigere e aggiornare il regolamento per l’esercizio dei diritti, definendo tempi, responsabilità e flussi operativi interni. Il documento è accompagnato da un modello di richiesta e dalle istruzioni operative da utilizzare in caso di istanze presentate da dipendenti, clienti o utenti, così da assicurare una gestione uniforme, tracciabile e conforme alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679.

Sì. L’art. 24 del GDPR impone al titolare del trattamento di adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la conformità al principio di accountability. In quest’ottica, la predisposizione di un regolamento per l’utilizzo degli strumenti di lavoro consente di fornire istruzioni chiare a tutti coloro che, all’interno dell’ente o dell’azienda, trattano dati personali nello svolgimento della propria attività.

Il regolamento ha l’obiettivo di diffondere buone pratiche e prevenire violazioni, disciplinando l’uso corretto degli strumenti informatici, della posta elettronica, di internet, dei dispositivi mobili e di ogni altro mezzo aziendale. Le regole riguardano sia i trattamenti analogici sia quelli digitali, assicurando che ogni attività sia svolta nel rispetto delle politiche interne di sicurezza e delle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679.

Sì. Ci occupiamo di redigere il regolamento interno per la gestione delle violazioni dei dati personali, in conformità con gli artt. 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Il regolamento descrive le modalità operative da seguire in caso di incidente di sicurezza — dalla rilevazione e documentazione dell’evento, alla notificazione al Garante per la protezione dei dati personali, fino all’eventuale comunicazione agli interessati.

Il documento ha come obiettivo quello di definire ruoli e responsabilità, tempi e modalità degli interventi, flussi interni ed esterni e criteri per la valutazione del rischio associato all’incidente. In particolare, viene disciplinata la distinzione tra eventi che richiedono “solo” documentazione interna e quelli che comportano notifica all’Autorità o comunicazione agli interessati, prevedendo strumenti di monitoraggio, registrazione e miglioramento continuo delle misure di sicurezza.

Sì. Ci occupiamo della redazione delle nomine dei responsabili del trattamento previste dall’art. 28 del GDPR, necessarie ogni volta che il titolare affida a soggetti esterni attività che comportano il trattamento di dati personali. L’atto di nomina definisce l’oggetto, la durata, la natura e le finalità del trattamento, le categorie di dati e di interessati coinvolti, nonché gli obblighi del responsabile.

La nomina comprende anche la verifica delle garanzie tecniche e organizzative offerte dal soggetto designato, la disciplina dell’eventuale ricorso a sub-responsabili e le istruzioni operative da seguire. Una corretta formalizzazione di questi rapporti consente di dimostrare la piena conformità alla normativa privacy e di tutelare il titolare in caso di controlli o ispezioni da parte del Garante per la protezione dei dati personali.

Sì. Ci occupiamo della predisposizione e dell’aggiornamento delle designazioni degli incaricati del trattamento, previste dall’art. 29 del GDPR e dall’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy. La designazione individua le persone autorizzate al trattamento dei dati personali all’interno dell’ente o dell’azienda e serve a dimostrare che il titolare ha impartito istruzioni chiare e documentate.

Le lettere di designazione contengono le istruzioni operative da seguire, le misure di sicurezza da rispettare e i limiti entro cui può essere svolto il trattamento. Sono predisposte per ciascuna funzione aziendale (es. amministrazione, personale, IT, marketing, uffici tecnici) e rappresentano uno strumento essenziale per prevenire errori o accessi indebiti ai dati. Una corretta gestione delle designazioni consente di garantire la tracciabilità delle responsabilità e di dimostrare la piena conformità alle prescrizioni del GDPR in caso di controlli.